“ประชุมบ่อย เกิ๊น.....จนงานไม่ค่อยว่างทำ”

จำนวนผู้เข้าชม

“ชีวิตการทำงานของมนุษย์เงินเดือนในวงจรธุรกิจนั้น ต้องมีการประชุม และทำรายงานบ้างเป็นเรื่องปกติ หากแต่บางครั้งการประชุมมีมากเกินไปและซ้ำซ้อนกัน ระดับบนก็เอาแต่สั่งให้ทำ ไม่เคยมาดูว่าทำแล้วมันมีประสิทธิภาพประสิทธิผลแค่ไหน จนทำให้พนักงานระดับล่างนั้นรู้สึกว่ามีเวลาในการทำงานน้อยลงมาก เกิดความรู้สึกเบื่อและเสียดายเวลา”สรุปจากข้อความที่พนักงานท่านหนึ่งได้ปรึกษามา

เรื่องแบบนี้เป็น ปัญหาการประชุมที่ดูเหมือนมากมายและไม่จบสิ้นในหลายๆ องค์กร

แต่ปัญหานี้ ไม่ใช่แค่เรื่องการประชุมแน่ๆเพราะดูๆ แล้วน่าจะรวมไปถึงประเด็นเรื่องปริมาณงาน การทำงานที่ซ้ำซ้อน เจ้านายเอาแต่สั่งโดยไม่ได้เหลียวดูคนทำด้วย เหมือนลักษณะขององค์กร“อมโรค”เลย !

ขอเสนอแนะดังต่อไปนี้ครับ

1. ให้หาโอกาสพูดคุยกับหัวหน้า บอกความรู้สึกที่มีอย่างตรงไปตรงมาโดยอย่าว่า ตำหนิ หรือโยนความผิดให้ใคร แต่ให้พูดทำนองว่า “พี่ครับ ที่ผ่านมาผมรู้สึกว่าการประชุมของเราค่อนข้างเยอะและปริมาณงานที่ต้องทำก็มากขึ้น การประชุมหลายครั้งใช้เวลานาน บางเรื่องก็รู้สึกว่าเกี่ยวข้องกับงานที่ผมรับผิดชอบอยู่ไม่มากนักด้วย” เป็นต้น

2.ขอคำแนะนำในการบริหารเวลาและจัดการงานที่ทำอยู่ให้ดียิ่งขึ้นโดยไม่ต้องโฟกัสแต่เรื่องการประชุมเพียงอย่างเดียว เช่น “อยากขอคำแนะนำจากพี่ว่า จะบริหารจัดการเวลาในเรื่องการเข้าประชุม และการจัดการกับปริมาณงานที่ค่อนข้างเยอะ อย่างไรดี”

3.หาทางช่วยเหลือตัวเองไปพร้อมๆ กันด้วยเช่น หาทางใช้เทคโนโลยีบางอย่างมาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในงานที่ทำให้ดียิ่งขึ้น หรือศึกษาเรียนรู้ทักษะบางอย่างเพิ่มเติม เพื่อให้สามารถทำงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เป็นต้น

4.นำการประชุมทั้งหมดที่ต้องเข้าร่วม ไปปรึกษาหัวหน้าว่ามีการประชุมใดบ้างที่สามารถมอบหมายให้คนอื่นเข้าแทน

5.หากมีโอกาสเป็นผู้ดำเนินการประชุมเอง หรือสามารถคุยกับผู้ที่ทำหน้าที่ดำเนินการประชุมได้ แนะนำว่า

ก.การประชุมทุกครั้ง ควรกำหนดเวลาเริ่มและเลิกให้ชัดเจน(ไม่ควรเกิน 2 ชั่วโมง/การประชุม) และควรเริ่มและเลิกตรงเวลา

ข.ทุกการประชุม ควรมีการกำหนดวาระและส่งเอกสารที่เกี่ยวข้องให้อ่านหรือพิจารณาล่วงหน้าการประชุมควรใช้ไปเพื่อการพูดคุยและตัดสินใจร่วมกันเท่านั้น การแจ้งข้อมูลเพื่อทราบให้เลือกวิธีการอื่น เช่น ประกาศ หรือ ส่งอีเมล์ โดยไม่ต้องเรียกประชุมบ่อยๆ

ค.ควรจำกัดจำนวนคนที่เข้าร่วมประชุมให้น้อยที่สุดเท่าที่เป็นไปได้เอาเฉพาะที่เกี่ยวข้องจริงๆ เท่านั้น

ง.หากเป็นไปได้ควร “ยืนประชุม”(Stand-up Meeting)เหมือนกับบริษัทญี่ปุ่นหลายๆ แห่งทำกัน เพราะจะทำให้ใช้เวลาน้อยลง เพราะทุกคนเมื่อย ไม่อยากยืนนาน

6.เสนอให้ HR จัดหลักสูตรอบรมเรื่อง“การประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ(Effective Meeting)”

7.ตั้งใจทำงานของตนเองให้ดี ทำให้เต็มที่เท่าที่ทำได้ถ้าทำไม่ไหว ให้แจ้งหัวหน้าทราบ หากหัวหน้าไม่เข้าใจหรือไม่รับฟัง ลองมองหางานอื่นๆ เผื่อๆ ไว้ด้วย ที่นี่อาจไม่เหมาะกับคุณ

(หนังสือพิมพ์ลานนาโพสต์  ฉบับที่ 1093 วันที่ 26 สิงหาคม - 1 กันยายน 2559)